Gmailを快適に使う!ラベルで自動で振り分けて快適なメールライフを送ろう!

Gメールラベル整理

Gmailを利用している方、多いのではないでしょうか?

 

そして、色々な所にメルマガなどを登録していると…

毎日大量にメールが届いていて、管理が大変になっていませんか?

ルイ
ルイ

あのメール、どこにあったっけ?

と探すのも一苦労…

メンタル的にも辛いし、無駄に時間も食いますよね。

 

私は、あまりメールボックスがパンパンになるのは好きではありません。

なので、Gメールの整理整頓として「ラベル分け」をすることにしました。

 

その際に、とても便利な機能を見つけましたので、シェアしたいと思います!

 

※パソコン版での説明です

 

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ラベルを使う!

Gmailには、「ラベル」という機能があります。

 

ラベルとは、

メルマガなど、すぐに読んで捨てる場合ならいいのですが…

後で読みたかったり、データとして残しておきたい場合とか、ありますよね?

そういうときに、ファイルのフォルダーのようなものを作り、メール別に管理することができるのです。

 

では、その方法をご説明します。

 

新しくラベルを作ろう!

まずは、メールを振り分けるフォルダを作ってみましょう。

 

右側の歯車マークをクリックし、設定をクリック。

Gmail整理整頓術 歯車

 

そして、ラベルのタブをクリックしてください。

少し下の方をスクロールすると、ラベルという項目が見えてきます。

Gmail整理整頓術 ラベルタブ

 

そちらにある、「新しいラベルを作成」をクリックすると、新しくラベルを作ることが可能です。

Gmail整理整頓術

「新しいラベル名を入力してください」の部分は、ラベルの名前を入力してください。

で、あまり聞き慣れないと思いますので、その下の「次のラベルの下位にネスト」のご説明をします。

 

  1. Aというラベルを作る
  2. そしてまた、新しくBラベルを作る
  3. そのBラベルは、Aラベルに関係したラベル
  4. Aラベルの中にBラベルを入れたい!!

という時に、ここの機能が活躍します。

 

この機能を利用したい場合は、

左側のチェックマークを入れ 「親ファイルを選択してください…」にし、右側の▼をクリック。

Gmail整理整頓術

あとは、ラベルを選択すればOKです!

完了すれば、右下の作成ボタンを押してください。

これで新規にラベルを作ることが可能です!

 

作ったフォルダは、画面の左側に表示されています↓

Gmail整理整頓術 新規ラベル

 

新規ラベルを作って、受信トレイのメールを振り分けちゃいましょう!

 

ラベルの色を変更する

デフォルトでは、左側のアイコンが灰色ですが、ラベルごとに色を分けることが可能です。

字だけでも分かると思うのですが、色分けをするとさらに視覚的にパッとわかるので、おすすめです!

ではさっそく、ラベルの色分けの方法をご説明します。

 

色分けしたいラベルの一番右の3つの縦線をクリック。

Gmail整理整頓術

 

一番上にある「ラベルの色」にマウスを動かすと、色の効果が出てきます。

Gmail整理整頓術

お好みの色を選択してください。

 

そして色を選択すると、「複数のラベルの色の変更」というページが開きます。

Gmail整理整頓術

  1. ラベルの色だけを変更するか?
  2. ラベルの中に入っている、他のラベルの色も変更するか?

ということです。

他のラベルの色も変更というのは、こんな感じです↓

Gmail整理整頓術

メインラベルに入っている、他のラベルも一緒に色が変更するということですね。

どちらかを、お好みで選択してください。

 

最後に、右下の「色の設定」をクリックすると色が変わります。

Gmail整理整頓術

とても見やすくなったのではないかと思います!

 

ちなみに、関連したメールが届くと、メールごとにもラベルにつけた色がついています。

Gmail整理整頓術

地味に便利です!

 

自動でメールをラベルに移動させる

ラベルを作ると、受信トレイにメールが届くと、自動でそのラベルに移動させる方法があります。

その設定方法をご説明します。

 

まずは、ラベル分けしたいメールを開きます。

そして少し上の方にある、3つの点が縦に並んだアイコンをクリック。

Gmail整理整頓術

 

メールの自動振り分け設定をクリック。

Gmail整理整頓術

 

フィルターを作成をクリック。

Gmail整理整頓術

「メールの自動振り分け設定」に移動できたと思います。

ここで、色々と設定ができます。

 

自動に移動させるラベルを選択

上から4番目にある、「ラベルをつける」の左側のチェックを入れてください。

そして、その同じ列にある右側の「ラベルを選択…▼」をクリック。

Gmail整理整頓術

 

すると、自分で作ったラベルの一覧が表示されます。

Gmail整理整頓術

保存したい場所を選択してください。

 

新規でラベルを作る

もし、新規で新しくラベルのフォルダを作りたい場合は、「新しいラベル…」をクリックしてください。

Gmail整理整頓術

 

すると、新規でラベルを作る画面が表示されます。

Gmail整理整頓術

この操作方法は、新規でラベルを作る項目と一緒なので、そちらをご覧ください。

 

メールを自動でラベルに振り分ける

1番上の「受信トレイをスキップ(アーカイブする)をチェック。

ここにチェックを入れると、そのアドレスのメールが届くと、自動的に選択したラベルへ移動してくれます。

つまり、受信トレイにそのメールが表示されず、自動的に選択したラベルに行くという状態です。

受信トレイに表示されないだけで、メール自体は届いているので安心してください。

 

私はこれ、結構活用しています!

 

ただ注意としては、受信トレイにこないので、重要なメールだった場合は…?

メールに気づかなくて、トラブルも起こる可能性があるので、そのメールは通知機能などを活用されると良いと思います。

 

同じアドレスを一気にラベルに動かしたい場合

今回作成したフォルダに、他にもたくさん同じアドレスのメールがあったとします。

1つ1つこのフォルダを作成するのは、めんどうですよね?

けど、これから説明するボタンを押すと、一気に今回作成したフォルダに移動してくれます。

 

一番下の「○件(アドレスの数)の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れてください。

すると、今まで受信トレイに入っていた同じアドレスが、自動的に作成したフォルダの方に移動されます。

 

フォルダを作成させる

あとは、右下の青いアイコン「フィルタを作成」を押すと完了です!

これで自動的にメールが届いた時、そちらのフォルダに入れてくれます。

これで、あまり目に入れたくないメールも、勝手にフォルダに移動してくれるので助かります!受信トレイもすっきり!

 

便利ですので、是非お試しあれ♪

 

おわりに

ちょっとしたことで、毎日の作業が楽になります。

メールは毎日触るものだと思いますので、日々の積み重ねが溜まってくる部分ですよね。

こうしたちょっとした作業でも、時間は削られます。

時短にもなり、整理整頓されていることで気分も楽になり、作業効率も高まります!

 

ぜひ、Gメールの整理整頓術を試してみてくださいね!

それでは

 

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