Gmailを利用している方、多いのではないでしょうか？
そして、色々な所にメルマガなどを登録していると…
毎日大量にメールが届いていて、管理が大変になっていませんか？
あのメール、どこにあったっけ？
と探すのも一苦労…
メンタル的にも辛いし、無駄に時間も食いますよね。
私は、あまりメールボックスがパンパンになるのは好きではありません。
なので、Gメールの整理整頓として「ラベル分け」をすることにしました。
その際に、とても便利な機能を見つけましたので、シェアしたいと思います！
ラベルを使う！
Gmailには、「ラベル」という機能があります。
ラベルとは、
メルマガなど、すぐに読んで捨てる場合ならいいのですが…
後で読みたかったり、データとして残しておきたい場合とか、ありますよね？
そういうときに、ファイルのフォルダーのようなものを作り、メール別に管理することができるのです。
では、その方法をご説明します。
新しくラベルを作ろう！
まずは、メールを振り分けるフォルダを作ってみましょう。
右側の歯車マークをクリックし、設定をクリック。
そして、ラベルのタブをクリックしてください。
少し下の方をスクロールすると、ラベルという項目が見えてきます。
そちらにある、「新しいラベルを作成」をクリックすると、新しくラベルを作ることが可能です。
「新しいラベル名を入力してください」の部分は、ラベルの名前を入力してください。
で、あまり聞き慣れないと思いますので、その下の「次のラベルの下位にネスト」のご説明をします。
- Aというラベルを作る
- そしてまた、新しくBラベルを作る
- そのBラベルは、Aラベルに関係したラベル
- Aラベルの中にBラベルを入れたい！！
という時に、ここの機能が活躍します。
この機能を利用したい場合は、
左側のチェックマークを入れ 「親ファイルを選択してください…」にし、右側の▼をクリック。
あとは、ラベルを選択すればOKです！
完了すれば、右下の作成ボタンを押してください。
これで新規にラベルを作ることが可能です！
作ったフォルダは、画面の左側に表示されています↓
新規ラベルを作って、受信トレイのメールを振り分けちゃいましょう！
ラベルの色を変更する
デフォルトでは、左側のアイコンが灰色ですが、ラベルごとに色を分けることが可能です。
字だけでも分かると思うのですが、色分けをするとさらに視覚的にパッとわかるので、おすすめです！
ではさっそく、ラベルの色分けの方法をご説明します。
色分けしたいラベルの一番右の３つの縦線をクリック。
一番上にある「ラベルの色」にマウスを動かすと、色の効果が出てきます。
お好みの色を選択してください。
そして色を選択すると、「複数のラベルの色の変更」というページが開きます。
- ラベルの色だけを変更するか？
- ラベルの中に入っている、他のラベルの色も変更するか？
ということです。
他のラベルの色も変更というのは、こんな感じです↓
メインラベルに入っている、他のラベルも一緒に色が変更するということですね。
どちらかを、お好みで選択してください。
最後に、右下の「色の設定」をクリックすると色が変わります。
とても見やすくなったのではないかと思います！
ちなみに、関連したメールが届くと、メールごとにもラベルにつけた色がついています。
地味に便利です！
自動でメールをラベルに移動させる
ラベルを作ると、受信トレイにメールが届くと、自動でそのラベルに移動させる方法があります。
その設定方法をご説明します。
まずは、ラベル分けしたいメールを開きます。
そして少し上の方にある、３つの点が縦に並んだアイコンをクリック。
メールの自動振り分け設定をクリック。
フィルターを作成をクリック。
「メールの自動振り分け設定」に移動できたと思います。
ここで、色々と設定ができます。
自動に移動させるラベルを選択
上から4番目にある、「ラベルをつける」の左側のチェックを入れてください。
そして、その同じ列にある右側の「ラベルを選択…▼」をクリック。
すると、自分で作ったラベルの一覧が表示されます。
保存したい場所を選択してください。
新規でラベルを作る
もし、新規で新しくラベルのフォルダを作りたい場合は、「新しいラベル…」をクリックしてください。
すると、新規でラベルを作る画面が表示されます。
この操作方法は、新規でラベルを作る項目と一緒なので、そちらをご覧ください。
メールを自動でラベルに振り分ける
１番上の「受信トレイをスキップ（アーカイブする）をチェック。
ここにチェックを入れると、そのアドレスのメールが届くと、自動的に選択したラベルへ移動してくれます。
つまり、受信トレイにそのメールが表示されず、自動的に選択したラベルに行くという状態です。
受信トレイに表示されないだけで、メール自体は届いているので安心してください。
私はこれ、結構活用しています！
ただ注意としては、受信トレイにこないので、重要なメールだった場合は…？
メールに気づかなくて、トラブルも起こる可能性があるので、そのメールは通知機能などを活用されると良いと思います。
同じアドレスを一気にラベルに動かしたい場合
今回作成したフォルダに、他にもたくさん同じアドレスのメールがあったとします。
１つ１つこのフォルダを作成するのは、めんどうですよね？
けど、これから説明するボタンを押すと、一気に今回作成したフォルダに移動してくれます。
一番下の「○件（アドレスの数）の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れてください。
すると、今まで受信トレイに入っていた同じアドレスが、自動的に作成したフォルダの方に移動されます。
フォルダを作成させる
あとは、右下の青いアイコン「フィルタを作成」を押すと完了です！
これで自動的にメールが届いた時、そちらのフォルダに入れてくれます。
これで、あまり目に入れたくないメールも、勝手にフォルダに移動してくれるので助かります！受信トレイもすっきり！
便利ですので、是非お試しあれ♪
おわりに
ちょっとしたことで、毎日の作業が楽になります。
メールは毎日触るものだと思いますので、日々の積み重ねが溜まってくる部分ですよね。
こうしたちょっとした作業でも、時間は削られます。
時短にもなり、整理整頓されていることで気分も楽になり、作業効率も高まります！
ぜひ、Gメールの整理整頓術を試してみてくださいね！
それでは
